Privacybeleid

1. WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WE?

We kunnen persoonsgegevens verzamelen op de volgende manieren:

a) Gegevens verkregen van openbare besturen, overheidsdiensten en openbare instellingen

In het kader van onze opdracht kunnen we persoonsgegevens opvragen bij de
overheid en openbare instellingen, zoals o.a.:

  • identiteitsgegevens:
    naam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit,…
  • familiale gegevens:
    burgerlijke staat, identiteit partner, huwelijksvermogensstelsel, identiteit
    gezinshoofd, identiteit gezinsleden/medebewoners, identiteit
    afstammelingen,…
  • adresgegevens:
    woonplaats, woonsthistoriek
  • financiële gegevens:
    schuldenlast,…
  • professionele gegevens:
    identiteit werkgever,…
  • eigendomsgegevens:
    voertuigen, onroerende goederen,…

b) Gegevens die u met ons deelt

We registreren uw gegevens wanneer u ons contacteert, zoals o.a.
telefoonnummer, e-mailadres, of die u zelf aan ons heeft meegedeeld (verklaringen
over uw familiale, professionele of financiële toestand,…)

Deze gegevens kunnen mondeling, telefonisch, schriftelijk of elektronisch worden verzameld.

c) Gegevens die onze systemen verzamelen

We registreren alle financiële gegevens (rekeningnummer, titularis, bedrag,…), wanneer u een betaling uitvoert aan ons kantoor.

We verzamelen tevens solvabiliteitsgegevens die toelaten een betere inschatting te maken van de te volgen procedure (type woning, de staat van de woning,…).

d) Gegevens verkregen via derden

We kunnen gegevens verzamelen via verklaringen van derden zoals o.a.
medebewoners, omwonenden, alsook via uw werkgever, sociaal secretariaat,
gerechtsdeurwaarderskantoren, curator, schuldbemiddelaar, etc.

e) Publieke gegevens

In het kader van onze opdracht kunnen wij ook gegevens verzamelen, die
publiek werden gepubliceerd door uzelf of door derden, zoals o.a. publicaties
in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), publicaties in het Belgisch
Staatsblad, publicaties op de website van de Nationale Bank van België,
gegevens teruggevonden op sociale netwerksites en overige websites, etc.

2. HOE WORDEN UW GEGEVENS GEBRUIKT?

Als gerechtsdeurwaarderskantoor hebben we een wettelijk opdracht om bepaalde taken en bevoegdheden uit te voeren. Die worden beschreven in artikel 519 van het Gerechtelijke Wetboek, zoals o.a.:

  • Versturen van aanmaningen en ingebrekestellingen
  • Opstellen en betekenen van exploten
  • Verrichten van vaststellingen
  • Uitvoeren van solvabiliteitsonderzoeken
  • Opstellen en afleveren van vermogensrapporten

 

Naast deze hoofdactiviteiten zullen we ook gegevens verzamelen voor onder andere:

  • Opstellen van facturen
  • Opmaken van statistische gegevens voor de rapportering van gepresteerde diensten
  • Aanwerven van personeel

Bij het uitvoeren van onze opdracht hechten wij belang aan uw privacy.
Enkel de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitoefening van onze taken en bevoegdheden worden verwerkt.

3. HOE WORDEN UW GEGEVENS BESCHERMD?

We werken hard om uw persoonsgegevens en privacy te beschermen.

Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens.
In het kader van iedere opdracht waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, wordt eerst een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens.
Voor de beveiliging van uw gegevens werd een Data Protection Officer aangesteld die op de naleving van de privacywetgeving toeziet.
We doen beroep op gespecialiseerde firma’s die instaan voor de veiligheid van ons netwerk, ons informatiesysteem en onze kantoorinfrastructuur. Bovendien gebruiken wij diverse technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van uw gegevens.
Als er zich een gegevenslek voordoet met nadelige gevolgen voor uw persoonsgegevens, dan wordt u in de door de wet voorziene omstandigheden persoonlijk verwittigd.

4. HOE LANG WORDEN UW GEGEVENS BEWAARD?

De persoonsgegevens die we verzamelen in het kader van een dossier waarin u als (derde) partij betrokken bent of waarin u optreedt als vertegenwoordiger van één van de partijen, mogen niet langer worden bewaard dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor ze werden verzameld.

Om onze wettelijke verplichtingen na te komen bewaren we uw persoonsgegevens, die dienen als bewijs bij geschillen, echter voor maximum 10 jaar (of 30 jaar in uitzonderlijke gevallen zoals onroerende procedures of verjaringsstuitende rechtshandelingen) na de beëindiging van de opdracht. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.

5. WANNEER EN MET WIE WORDEN UW GEGEVENS GEDEELD?

We delen persoonlijke gegevens niet met instanties, bedrijven, organisaties en individuen buiten ons kantoor, behalve in één van de volgende omstandigheden:

a) aan onze opdrachtgever

Als gerechtsdeurwaarderskantoor zijn we gebonden aan een informatieplicht tegenover onze opdrachtgever, maar we hanteren daarbij strikt het proportionaliteitsbeginsel, waarbij uw rechten en belangen worden afgewogen tegenover de belangen van onze opdrachtgever.

Gegevens die verbonden zijn aan een procedure worden tevens meegedeeld aan de eventuele advocaat/raadsman van de opdrachtgevende partij.

b) aan andere gerechtsdeurwaarderskantoren

Gerechtsdeurwaarders zijn gebonden aan een territoriale bevoegdheid.
Dit betekent dat een gerechtsdeurwaarder zijn ambt enkel kan uitvoeren in zijn/haar gerechtelijk arrondissement. Indien de betrokkene woonachtig is buiten deze regio dan zullen persoonsgegevens worden gedeeld met een territoriaal bevoegde collega.

c) aan overheidsdiensten

Bij de uitoefening van onze taken zullen we gegevens overdragen aan overheidsdiensten.
Zo dient de griffie van de rechtbank in het bezit te zijn van de originele dagvaarding samen met een uittreksel uit het rijksregister voor de rolstelling. De politiediensten ontvangen adreslijsten wanneer de gerechtsdeurwaarder op beslagronde gaat. Hypotheekbewaarders ontvangen het origineel of een kopie van akten die moeten worden overgeschreven of gerandmeld, samen met een uittreksel uit het rijksregister, etc.

d) aan andere verwerkers

We kunnen persoonsgegevens met andere vertrouwde bedrijven of individuen
delen, zodat ze de gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze
instructies en in overeenstemming met ons privacybeleid en andere passende
vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen.
De gegevens worden enkel gedeeld als we te goeder trouw van mening zijn dat
toegang, gebruik, behoud of openbaarmaking van de gegevens redelijkerwijs nodig is
voor de uitvoering van onze opdracht.
Uitsluitend de gegevens die absoluut nodig zijn voor het doel van de verwerking
zullen worden gedeeld.
Voorbeelden hiervan zijn de slotenmaker, het juridisch vertaalbureau, getuigen bij
beslag.

Om juridische redenen kunnen we uw persoonsgegevens ook delen met instanties, bedrijven, organisaties of individuen buiten ons kantoor, om:

  • te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of uitvoerbare verzoeken van overheidsinstanties.
  • het van toepassing zijnde privacybeleid af te dwingen, waaronder het onderzoeken van mogelijke schendingen.
  • fraude en technische of beveiligingsproblemen te detecteren, te voorkomen of anderszins aan te pakken.

We kunnen niet-persoonlijk identificeerbare gegevens openbaar en met onze partners delen.

6. WAT ZIJN UW PRIVACYRECHTEN?

a) Uw recht van inzage

U heeft het recht om op ieder ogenblik van ons te vernemen of uw persoonsgegevens al of niet worden verwerkt, en zo ja om die gegevens in te kijken en bijkomende informatie te ontvangen over:

  • de verwerkingsdoeleinden;
  • de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
  • de ontvangers of categorieën van ontvangers;
  • het bewaartermijn of de criteria ter bepaling van het termijn;
  • het bestaan van uw rechten;
  • het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
  • de bron van de gegevens;
  • het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

U heeft ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens.

b) Uw recht op verbetering van persoonsgegevens

U heeft het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten.

Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken we u om iedere wijziging te melden, zoals een verhuis, de wijziging van uw e-mailadres of telefoonnummer.

c) Uw recht op gegevenswissing

U heeft het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, uw persoonsgegevens te laten verwijderen:

  • uw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
  • uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;
  • u trekt uw eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond voor de (verdere) verwerking.

d) Uw recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen, indien bijvoorbeeld één van de volgende elementen van toepassing is:

  • u betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die ons in staat stelt om de juistheid van de gegevens te controleren;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van uw gegevens, verzoekt u om beperking van het gebruik ervan.

e) Uw recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens over te dragen. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die u zelf aans ons heeft verstrekt, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. In alle andere gevallen kunt u dus niet van dit recht genieten (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting).

f) Uw recht op verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om op grond van een bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van ons kantoor of in het kader van het algemeen belang.

We zullen de verwerking van deze persoonsgegevens staken, tenzij we dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan die van u óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

7. WANNEER IS DIT PRIVACYBELEID VAN TOEPASSING?

Ons privacybeleid is van toepassing op alle diensten die door ons worden uitgevoerd en indien u als (derde) partij betrokken bent in een dossier.

In geval van tegenstrijdigheid hebben onze algemene voorwaarden voorrang op dit privacybeleid.

8. BLIJF OP DE HOOGTE VAN WIJZIGINGEN

Ons privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. We nodigen u dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website (www.gdwsnoeck.be/privacybeleid). We zullen alle wijzigingen van het privacybeleid op deze pagina aangeven en, als de wijzigingen aanzienlijk zijn, zullen we u voorafgaandelijk via onze website of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging informeren en vragen wij – wanneer de wet dit vereist – uw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.

9. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS?

Verantwoordelijke van de verwerking van persoonsgegevens:

GERECHTSDEURWAARDERSKANTOOR SNOECK FRANCIS & PARTNERS CVBA
SInt-Gillisbaan 80
9100 SINT-NIKLAAS
KBO 0863.562.987

10. HOE KUNT U ONS CONTACTEREN?

Voor meer informatie over dit privacybeleid (bijvoorbeeld om te weten welke persoonsgegevens wij van u hebben verzameld of om uw persoonsgegevens te laten wissen) of voor klachten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de Data Protection Officer van Gerechtsdeurwaarderskantoor Snoeck per e-mail (privacy@gdwsnoeck.be) of per post (Gerechtsdeurwaarderskantoor Snoeck, t.a.v. DPO, Sint-Gillisbaan 80, 9100 Sint-Niklaas).

Bij de aanvraag van informatie dient de aanvrager zijn/haar identiteit te bewijzen alvorens we de gevraagde gegevens overmaken.

11. NALEVING EN SAMENWERKING MET TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEITEN

We controleren regelmatig of we voldoen aan ons eigen privacybeleid conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wanneer we formele schriftelijke klachten ontvangen, nemen we contact op met de persoon die de klacht heeft ingediend om vervolgacties te bespreken.
We werken samen met de betreffende regelgevende instanties, waaronder de Gegevensbeschermingsautoriteit, om klachten met betrekking tot de verwerking van persoonlijke gegevens te verhelpen die we niet rechtstreeks met u kunnen oplossen.

Voor klachten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door Gerechtsdeurwaarderskantoor Snoeck die niet onderling kunnen worden opgelost, kunt u zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / commission@privacycommission.be / www.privacycommission.be.